Gestión veterinaria: elige tu propia aventura

Te proponemos una manera didáctica para tomar la decisión de organizar los objetivos de tu clínica. ¿Tenés sistema de gestión? ¿Todavía no? Acá te contamos qué conceptos estratégicos tenés que conocer.

Escribe Javier Sánchez Novoa
MERCADER Consultora en Gestión Veterinaria.
javier.sanchez@consultoramercader.com.ar

Sí, afirmar que tener un sistema de gestión es para las grandes empresas es verdad. ¿Vos hacia dónde querés llegar con tu empresa?, ¿querés quedarte cómo estás o llegar a ser “grande”?
Este no es un dato menor.
Como dijo Séneca: “No hay viento favorable para el que no sabe adónde va”. Qué importante es planificar un objetivo, ¿no?
Vamos a viajar en el tiempo cuando fundaste y abriste tu veterinaria.
¿Hacia dónde querías llegar?, ¿solo subsistir o desarrollarte positivamente en el tiempo creciendo en el número de clientes y facturación?
Esto es muy importante porque si bien el trabajo diario nos puede cubrir como una ola, nunca debemos perder el rumbo; ese norte que un día te propusiste: ser una clínica veterinaria ya establecida, con una facturación medianamente estable (con la estacionalidad conocida, claro) y pujante.
Pero para comenzar a recorrer ese gran camino hay que dar el primer paso, organizarse y trabajar. Te invito a elegir tu “propia aventura” en esto de comenzar a gestionar tu empresa veterinaria.

¿Qué elegiste? Vamos a estar de acuerdo en que trabajar con la gestión de los datos e información es importante para tomar decisiones.
Te pongo un ejemplo que lo vas a sentir cotidiano: cuando realizás estudios complementarios como un hemograma + bioquímica, los resultados son datos (numéricos en general).
Esos datos vas a integrarlos y a interpretarlos, para luego lograr “construir” información valiosa que va ayudarte a tomar una decisión, un tratamiento para tu paciente.

Es momento de una nueva aventura, trabajar con un sistema de gestión online y evolucionar en la gestión de los datos e información de tu veterinaria.

¿Es verdad? En la gestión veterinaria pasa lo mismo, generamos datos que “ingresamos en un sistema” y que luego podemos convertir en información y así poder tomar decisiones.
Te invito a leer la nota de la Revista 2+2 en la edición de septiembre 2021 disponible aquí donde hablo sobre la anamnesis de tu veterinaria, la cual complementa el tema de hoy.
Ya hemos tomado una de las decisiones, “la decisión” que nos va a ayudar a ver más allá del día a día y poder construir esa veterinaria que pensaste cuando la creaste en tu mente.
En este camino vamos a tener un aliado clave, el sistema de gestión de tu veterinaria. No te pelees con la computadora, es una herramienta de trabajo.
Si tenés una veterinaria o consultorio dinámico con venta de productos y servicios y más de 20 pacientes, necesitás un sistema de gestión.
Vamos a resumir la principal estructura funcional que vas a encontrar en un sistema de gestión veterinaria.

• Módulo de historias clínicas.
• Módulo de productos y stock.
• Módulos de proveedores.
• Módulo de caja.
• Módulo de ventas.
• Módulo estadístico (en la mayoría
  de los sistemas).
• Control de permisos por usuarios

Sirven todos, creéme. Antes de ponerlo en práctica tenés que conocerlo al 100% en su funcionamiento; descubrir sobre la marcha no es un buen consejo.
Estos módulos deben ser aprendidos por vos y por tus colaboradores, todos deben conocer y manejar al 100% al sistema, si un colaborador falta, siempre va a haber otra persona que maneje el sistema, de esa forma todo sigue funcionando. Vamos a identificar los beneficios que va a generar trabajar con cada módulo de un sistema de gestión:

Módulo de historias clínicas

El beneficio es muy claro y cotidiano para vos: el registro de todas las visitas del paciente, comentarios tuyos y de tus colegas, etc. También hay que destacar la importancia de los “recordatorios” relacionados con los turnos, controles, vacunas vencidas, tratamiento antiparasitario, etc.
Es muy importante que el sistema de gestión te permita poder diseñar la epicrisis del paciente de forma rápida y completa. Esto evitará pérdidas de tiempo al momento de copiar y pegar.

Módulo de productos y Stock

Esto es fundamental para poder controlar los stock y vencimientos de los productos para la venta, producto vencido, pérdida de rentabilidad.
Generar un clima de control sobre el stock te va a permitir establecer una política de trabajo referida a esto.
Muchas veces el control de stock se subestima, pero tenés que saber que uno de los tantos activos que tiene tu veterinaria son los productos para la venta.

Si tenés una veterinaria o consultorio dinámico con venta de productos y servicios y más de 20 pacientes, necesitás un sistema de gestión. Antes de ponerlo en práctica tenés que conocerlo al 100% en su funcionamiento; descubrir sobre la marcha no es un buen consejo.

Módulo de proveedores

Este módulo te va a permitir mantener la salud financiera de tu empresa veterinaria. Administrar las cuentas corrientes de los proveedores te permite además mejora la rentabilidad de tu operatoria, así evitamos perder descuentos especiales, actualizamos los costos de los productos, etc.
Seguramente trabajes con más de un proveedor, ¡y esos está bien!, pero “conocer” la deuda y su vencimiento te permite atomizar las compras y no concentrar en un solo distribuidor las compras, salvo que tengas un objetivo de compras o una condición especial que amerite hacerlo.

Módulo de caja

Es uno de los más importantes de medir y controlar: sin flujo de caja, no hay forma de poder administrar los recursos.
Con el módulo de caja vas a poder construir el flujo que te permitirá conocer con bastante exactitud las pérdidas y ganancias de tu empresa veterinaria, es decir los egresos y los ingresos.
Esto se refleja en el flujo de fondos o cash flow, gran herramienta para conocer “dónde se esconde” el dinero.

Módulo de ventas

En este módulo es importante trabajar con mucha prolijidad ya que vamos a poder analizar la demanda de tus clientes, qué productos y/o servicios se comercializan con mayor frecuencia y los que tienen baja rotación.
Con el módulo de ventas vas a poder determinar qué clientes te compran ciertos productos y servicios, las unidades vendidas. Es decir, te va a ayudar a planificar las compras hacia tus proveedores.

Módulo estadístico

Este módulo es una de las claves de la gestión veterinaria, un sistema de gestión sin un módulo de estadística es quedarse a mitad de camino en el proceso de la gestión veterinaria.
Poder vincular la información, trabajar combinando variables y dimensiones te va a permitir tomar mejores decisiones.

Control de permisos por usuario

¿Y esto qué es?, muy simple, poder asignar permisos para ver / trabajar en los módulos del sistema de gestión, no es por desconfianza hacia el personal, pero gerenciar tu empresa amerita cierta confidencialidad en algunos niveles de información.
La idea es que debes asignarle a cada colaborador/a acceso a ciertas áreas del sistema, otras deben solo ser accesibles a encargados, gerentes, etc.
Hay muchos sistemas de gestión, están los que hay que instalarlos en un servidor (una computadora que solo se destina a eso), otros que trabajan en la nube (internet), ambos con características propias.
Si tengo que recomendarte un sistema te diría que trabajes con las herramientas que funcionen en la nube, ya que podrás trabajar con cualquier dispositivo móvil.
Esta característica te da independencia, desde donde estés podés seguir observando el funcionamiento de tu empresa, analizar y tomar decisiones.
Te invito a realizar una investigación de mercado, existen algunos sistemas como MyVete (www.myvete.com), con muchas de estas características.
Es momento de una nueva aventura, trabajar con un sistema de gestión online y evolucionar en la gestión de los datos e información de tu veterinaria.
Cómo dijo Heráclito, un señor filósofo griego (que ya tenía muy claro todo): “Lo único constante es el cambio”. Si nuestros amigos griegos lo hicieron, ¿por qué no nosotros? Te invitamos a esta aventura muy beneficiosa para tu empresa, que se llama Gestión Veterinaria.

Comentarios