¿Cómo preparar un presupuesto de ingresos en la veterinaria?
Las clínicas necesitan tener objetivos prefijados para poder comparar lo realizado con lo estimado; analizar desvíos; identificar razones y poner en marcha acciones para alcanzar los ingresos proyectados.
Escribe José Luis Villaluenga Besaya
Docente del Posgrado de Gestión y Marketing Veterinario en VetesWeb
jlvillaluenga@rentabilidadveterinaria.es
Uno de los principales indicadores de las empresas son los ingresos de la actividad veterinaria. Estos ingresos deben de controlarse periódicamente y ser comparados con unos objetivos mensuales que deberían de estar definidos.
Por lo tanto, todas las veterinarias deberían disponer de un presupuesto de ingresos anual como objetivo prefijado, y aquellos deberían de estar mensualizados.
¿Por qué? Esta será la única manera de comparar lo realizado con lo estimado (o esperado), analizar desvíos, identificar las razones y poner en marcha acciones correctoras para intentar conseguir el presupuesto anual.
Ejercicio práctico 1: Presupuesto mensual
Imaginemos los siguientes ingresos, en unidades monetarias (de cada país) en los últimos cinco años, y con los crecimientos alcanzados (Tabla N° 1).
Han sido unos buenos resultados en el período total, y hasta en el último año se ha crecido un 9%. Pero al saber que en ese mismo tiempo el mercado creció un 14%, vemos que hemos perdido cuota de participación, al crecer por debajo del total.
Sigamos imaginando.
Estamos a finales de 2021 / comienzos de 2022 (ya con los números cerrados). Es este el momento de marcarse objetivos concretos para el año que comienza.
La buena atención de los clientes es tan necesaria como el buen desempeño profesional. Pero nada de esto será posible si la veterinaria no es rentable. Hay indicadores que debemos medir periódicamente.
Vamos a crecer un 10% y eso implica (según la Tabla N° 1), deberemos alcanzar en el año la cifra de 484.214 unidades monetarias.
¿Cómo sabemos en cada mes si vamos bien frente al presupuesto o en el acumulado de varios meses?
Es importante conocer esto para para saber si vamos por encima o por debajo del estimado, y tomar las decisiones más adecuadas en cada situación.
¿Cómo lo hacemos? ¿Dividimos esa cantidad por 12 meses? ¿Pensamos que todos los meses se factura igual?
Eso no es cierto, hay meses que se factura más por motivos estacionales, vacacionales, etc. Debemos saberlo.
¿Qué deberíamos hacer, entonces?
Mi recomendación: anotar en una hoja de Excel la facturación mensual de los últimos tres años. Y luego calcular la media de cada mes, con esta proyección de cinco años (Ver Tabla N° 2).
Estos datos reales corresponden a una clínica veterinaria generalista, en un barrio periférico de Madrid, la capital de España.
Vemos que los meses de abril y junio (el tercer trimestre) son los de mayor facturación mensual (venta mayor de antiparasitarios en primavera, campaña obligatoria de vacunación de rabia); y agosto en el que menos ingresos generamos (mes de las vacaciones generalmente en el país).
¿Qué nos falta por hacer? Pues multiplicar el total de ingresos anuales por los porcentajes medios de cada mes; y de esta forma visualizar el presupuesto mensual (Ver Tabla N° 3).
Ya tenemos el presupuesto mensualizado. De esta forma podemos controlar mes a mes, y el acumulado de varios meses, los ingresos reales de la clínica con los esperados si se cumpliera el presupuesto.
Cómo mínimo, este control debería de hacerse mensualmente. Ver si se cumple el estimado o no, y tomar las decisiones más adecuadas y poner en marcha acciones, una vez analizadas las causas de los desvíos.
Comentario práctico
Estas cifras deben de compartirse con todos los miembros del equipo, comentar y discutir con ellos los potenciales desvíos, para hacerles partícipes de cómo va la clínica y felicitarles o en su caso analizar causas y poner acciones correctoras.
En España hay un porcentaje de veterinarios, afortunadamente cada vez menor, que les estresa estar tan controlados y se sienten presionados por los propietarios y gerentes a realizar acciones de marketing que no les gusta.
Hay que hacerles ver que una clínica veterinaria es una empresa y que debe de tener números positivos para poder pagar a la Administración, a los proveedores, a los trabajadores, a los propietarios, la reposición de equipos, mejoras en el servicio; y sino lo entienden y contribuyen, quizás no nos interesen como empleados.
Esos veterinarios y/o auxiliares que piensan más en el bolsillo de los clientes que en el bolsillo de la clínica no son empleados eficientes, y si son reiterativos habrá que invitarles a que se vayan.
Y busquen quizás trabajo en una ONG.
Ejercicio práctico 2: presupuesto diario de cada mes
En algunos centros veterinarios incluso vamos más allá en el desglose de los ingresos mensuales, convirtiendo éstos en un presupuesto diario.
Aquí lo que se hace es dividir los ingresos mensuales por el número de días de ese mes; resultando una cantidad mínima igual diaria.
Esto permite, como ejemplo, saber cómo vamos cada semana; si necesitamos alguna acción puntual en las últimas dos semanas para poder alcanzar el presupuesto mensual (Ver Tabla N° 4).
Esta clínica tiene un presupuesto mensual en marzo 2022 de 45.572 unidades monetarias. Abre de lunes a viernes jornada continuada de 10 a 21 horas, los sábados y los domingos por la mañana (por eso se contabiliza estos días como uno solo).
En total son 26,5 días y una facturación media diaria de 1.720 unidades monetarias.
Mi consejo es colocar este calendario en un lugar visible para todo el personal, por ejemplo, en un tablón de anuncios en el vestuario o en la sala de reuniones del equipo.
Y añadir cada día (lo puede hacer un auxiliar) la cantidad real diaria y el sumatorio semanal.
De un vistazo rápido podemos ver cómo vamos a nivel de ingresos.
Comentario final
Algunos de los lectores de esta Revista 2+2 podrán decir que no todo en las veterinarias son los números.
Estoy de acuerdo.
Que la atención al cliente es fundamental, que la fidelización del cliente es necesaria, que los empleados estén motivados, que la experiencia del cliente es la que manda.
Pero todo esto será posible si la veterinaria es rentable dando un buen servicio al cliente y, querámoslo o no, hay indicadores que debemos medir periódicamente para saber cómo estamos, hacia dónde vamos y qué acciones correctivas hay que poner en marcha si nos encontramos desvíos en los ingresos.
Porque posiblemente sean éstos uno de los primeros indicadores donde se vean los resultados de todo los demás.
En otro orden de cosas, en muchas veterinarias no he conseguido llegar al desglose mensual porque los propietarios se plegaban a las opiniones de sus empleados porque les generaba ansiedad y estrés (algo erróneo bajo mi punto de vista), pero al menos conseguía que casi el 90% de los centros con los que trabajaba distribuyesen el presupuesto anual en meses e hiciesen un control mensual de los mismos.
Hacerlo no los llevará mucho tiempo.
Su control y posterior análisis os dará mucha información sobre cómo va vuestra clínica cada mes.
