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Se acaba el año. ¿Cómo empezamos a planear el que viene?

Establecer las metas que una empresa quiere conseguir puede resultar una tarea sencilla comparada con la de construir el camino que se debe recorrer para obtenerla. Aquí les cuento pasos útiles para planear un 2023 efectivo para sus veterinarias.

Escribe Eliana Mogollón
Clínica Veterinaria Ottovet, Bogotá, Colombia.
elianamogollonvergara@gmail.com

Por esta época es normal sentir que el año ya se acabó. Estamos entrando en una extraña etapa de incertidumbre por el cierre de este 2022.
Nos detenemos a revisar qué objetivos queríamos lograr este año y cuáles aun no conseguimos. Puede que algunos sientan satisfacción por lo logrado, otros, por el contrario, frustración por lo no alcanzado. Lo cierto es que el tiempo ya es poco y si no hemos logrado los objetivos esperados, no hay más opción que reajustar y continuar.
Antes, yo era de las personas que pensaba que, todo en la vida funcionaba bien únicamente si había una estricta planeación previa, no daba opción a la improvisación o cambio de planes, huía de todo aquello que me desviara del objetivo, pero la misma vida me ha enseñado que todo puede ocurrir (desafíos y oportunidades) y no hay nada más valioso que el poder de la adaptación.
Muchas veces surgen eventos inesperados y nos ponen a prueba.
Así que, solo resta rediseñar la estrategia y continuar (siempre disfrutando el camino).
Con lo anterior quiero decirles que, sin duda alguna, es necesario tener clara nuestra meta, planificar y por supuesto (y lo más importante) trabajar en la capacidad de adaptación si las cosas se presentan diferentes.
Por eso, a continuación, me gustaría contarles algunas herramientas que uso como base de una planeación efectiva.

¿Qué es la planeación estratégica y por qué es tan importante?

Es necesario tener clara nuestra meta, planificar y trabajar en la capacidad de adaptación a los cambios que podamos vivir

Lo primero es entender bien qué significa esto. Muchas veces cuando escuchamos el concepto “planeación estratégica”, nos imaginamos uno muy extenso y complejo de realizar. Es más, creemos que esto es aplicable únicamente a grandes compañías o multinacionales y no a nuestras pequeñas o medianas empresas.
Pero en realidad no es así. Hacer planeación estratégica es una “obligación” para todos aquellos que quieran avanzar en el camino, con independencia del momento por el que se encuentren.
La elaboración de este proceso busca responder dos preguntas: ¿Qué queremos conseguir? y, ¿cómo podemos conseguirlo? Dicho de otra manera, es la guía para entender en dónde se encuentra la empresa, para dónde queremos llevarla y cuáles son los pasos y herramientas necesarias para conseguir este avance. Por lo anterior, podemos comprender su importancia, puesto que, se convierte en la guía fundamental para la toma de decisiones de la compañía.

¿Qué NO es planeación estratégica?

No se trata de un documento “muerto” o una buena intención sin ejecución. Es decir, no es la elaboración teórica de un plan que guardaremos en el archivo de la oficina y que nunca más vamos a volver a ver.
Es frecuente que seamos muy diligentes en la teoría. Somos capaces de reunir al equipo para elaborar la planeación estratégica en un lindo y organizado documento, pero luego en la práctica todo se acaba por falta de ejecución, constancia y disciplina.
Por lo tanto, el concepto de planeación estratégica es mucho más que solo planear (estrategia), también se trata de ejecutar (táctica).

¿Qué pasos debemos seguir?

Podemos encontrar en la literatura muchos modelos de planificación y sus diferentes etapas.
Sin embargo y teniendo en cuenta las necesidades propias de una empresa de servicios veterinarios, les dejo como sugerencia los siguientes:

1. Punto de partida

Si queremos definir un nuevo punto de llegada, será necesario ubicar primero el punto de partida y luego sí elaborar una ruta.
Para iniciar debemos analizar algunos factores que nos permitan entender la situación real y actual de la empresa.
Por ejemplo:

  • El equipo de talento humano con el que contamos.
  • Líneas de negocio activas.
  • Precios.
  • Si tienen o no establecidos procesos de atención en cada servicio.
  • Diferencial (si lo tienen claro).
  • Ingresos, costos, gastos, beneficios y demás datos económicos relevantes que nos permitan ver la realidad financiera de la compañía.

Entre otros.

En muchas ocasiones, los planes a futuro “fracasan” porque no tenemos los cimientos firmes. Es decir, no conocemos nuestras empresas, no tenemos información verídica y por tanto no sabemos cuáles son sus verdaderas necesidades.
Revisar información como la anterior nos ayudará a desarrollar mejor esta tarea.

2. Análisis externo

Examinar lo que ocurre alrededor es una práctica valiosa. Va mucho más allá de revisar los precios de la competencia. Es importante evaluar, por ejemplo, sus modelos de negocio, sus protocolos de servicio, sus diferenciales, sus instalaciones, entre otros.
Por otro lado, también es importante inspeccionar qué está ocurriendo a nivel internacional, nacional y local con todo lo que respecta a la industria de las mascotas. Esto nos ayuda a prever situaciones, adelantarnos en el camino y estar listos para cualquier novedad. Aquí, por ejemplo, podemos revisar el tema de las consolidaciones en las clínicas veterinarias que ya es toda una realidad en otras partes del mundo y tomar decisiones de futuro.

3. Objetivos claros

Luego de tener información real, tanto interna como externa, podemos elaborar una idea más clara de cuáles son esas metas que queremos lograr.
Algunos pueden ser relacionados con:

  • Aumento de ventas.
  • Incremento de utilidad o rentabilidad.
  • Ampliación o disminución del portafolio de servicios.
  • Diseño de servicios más innovadores.
  • Ampliación de la infraestructura o planta de personal, entre otros.

Lo anterior como ya lo he definido antes, es una decisión única de cada compañía.
Pueden definir un solo objetivo estratégico o un mix complementario de los mismos.

4. Definición de funciones y responsabilidades

Cuando ya se tiene claro que se quiere lograr, es mucho más sencillo definir quiénes serán parte de la ejecución del plan. Aquí es donde debemos evaluar las herramientas que tenemos a disposición: Equipo de trabajo, presupuesto y acciones a ejecutar.
En este paso se debe dividir el objetivo general en pequeños objetivos específicos.
De esta manera se construirá el paso a paso y se definirá quien será responsable de liderar cada uno de estos.
Por ejemplo, si el objetivo es lograr una mayor fidelización en los clientes con la incorporación de un sistema de seguimiento a pacientes que se dieron de alta en hospital, debemos pensar en pequeñas funciones a desarrollar. Por ejemplo: ¿quién será el encargado de hacer el seguimiento?, ¿qué sistema usaremos para llevar el control de llamadas o mensajes?, ¿quién atiende las novedades que surjan de esta actividad?, entre otros.
Solo si tenemos claro el rol y responsabilidad de cada miembro del equipo, podemos evaluar la efectividad del mismo.

5. Puntos de evaluación y control

Aquí es necesario que una persona se encargue de poder gestionar el avance de la estrategia en general, así como también será práctico que determinen cada cuanto se hace un punto de control y análisis del avance del plan.
Mi sugerencia siempre será incorporar en la cultura de la empresa dos tipos de reuniones, unas micro reuniones (no mayores a 15 min) donde se compartan novedades generales y otras macro reuniones donde se puedan hacer los análisis profundos del plan que se está llevando a cabo.

6. Improvisación estratégica

Aun teniendo todos los pasos anteriores muy claros y definidos, sabemos que todo puede ocurrir, un evento como la pandemia a causa del COVID19 puede llegar a parar todo lo que teníamos en marcha. Así que, como última recomendación, sugiero que la planeación no la hagan a tan largo plazo, traten de ajustarla a periodos cortos que les permita ir direccionando en el camino lo que sea necesario.
También, trabajen mucho en la capacidad de adaptación de sus modelos de negocio (como incorporar la digitalización) y de sus equipos de trabajo.
Todo esto para que las contingencias no sean un obstáculo definitivo, sino que por el contrario sean una oportunidad en el camino para ajustar acciones y seguir adelante.
Por último, no me resta más que decirles que, planear y definir objetivos es correcto, pero es más correcto disfrutar el camino para conseguirlos, aun y cuando aparezcan novedades en la carretera que transitemos.

Claves a considerar para avanzar en este camino. Elaboración propia: Eliana Mogollón.

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