Transformá tu clínica veterinaria creando un equipo de trabajo exitoso
La falta de un propósito común, la ausencia de reglamentaciones claras y las falencias en la comunicación interna, suelen ser limitantes para el desarrollo deseado. ¿Qué acciones concretas podemos abordar para mejorar?
Guadalupe Gallo
MV y Coach ontológica
guadalupe.egallo@gmail.com
¿Alguna vez te preguntaste si tu equipo veterinario está trabajando de manera efectiva? ¿Cuántas veces al día te enfrentás a dificultades por falta de coordinación y compromiso? ¿Te gustaría que el trabajo fluya de manera armoniosa?
Como profesionales veterinarios a menudo trabajamos en equipos, sin darnos cuenta de la importancia de hacerlo de manera correcta.
La realidad
Analicemos el siguiente caso real en una clínica veterinaria cuyos dueños son tres socios, todos médicos veterinarios de similar rango etario.
Esta clínica, con menos de un año de trayectoria, se fundó con la esperanza de que cada socio pudiera desarrollarse en su área de interés, que en este caso eran ecografía, laboratorio y anestesia, al tiempo que -con los beneficios de asociarse-, lograrían tener mayor tiempo libre para su tiempo personal y para sus estudios.
A pesar del éxito económico y el alto flujo de pacientes actual, los socios no se sienten satisfechos. Manifiestan estar muy cansados, no tener tiempo libre, ni puntos de encuentro para abordar temas importantes. Creen que no se toman con la misma “responsabilidad” el trabajo y mantienen criterios de atención médica diferentes, lo que trae varios malentendidos con los clientes y entre ellos.
El trabajo en equipo ofrece un mundo de posibilidades y presenta desafíos que requieren adquirir nuevas habilidades.
Por esta razón, los conflictos son constantes y manifiestan una necesidad imperiosa de poder comunicarse mejor. La comunicación se realiza principalmente por medio de WhatsApp: saben que no es lo ideal, pero no encuentran otra forma de hacerlo.
Por su parte, los empleados, un secretario y un asistente de internación, se sienten confundidos debido a las directivas contradictorias de los socios.
A pesar de saber que necesitan contratar más personal por el alto flujo de clientes, los socios se enfrentan a la pregunta de cómo guiar y alinear a los nuevos colegas si ellos mismos no tienen un rumbo claro.
Veamos entonces lo que sucede con estos colegas que, como muchos de nosotros, llenos de sueños y expectativas de crecimiento personal y profesional, comenzaron la maravillosa y ardua tarea de emprender un negocio veterinario… su propia clínica.
1. Falta de un propósito común
Una de las cuestiones que considero de mayor relevancia es la falta de un propósito definido y unificado. Un propósito común actúa como una brújula que orienta nuestras acciones y decisiones, proporcionando un sentido de dirección y cohesión. Sin un propósito claro, es difícil alinear nuestros esfuerzos individuales hacia un objetivo común, lo que puede llevar a la desorganización y la desmotivación.
Aunque los socios tienen motivaciones personales claras, no han logrado alinear estas motivaciones con un propósito personal, ni de equipo.
2. Ausencia de reglamentaciones claras
En esta clínica no existen protocolos de trabajo establecidos, ni directivas unificadas.
Debemos tener en cuenta que las normas y reglamentaciones son esenciales para asegurar que todos los miembros del equipo trabajen de manera coherente y eficiente. La falta de estas normas conduce a la inconsistencia en la atención a los pacientes y puede generar conflictos internos por falta de claridad y expectativas.
3. Ausencia de reuniones de equipo
No existen espacios formales de reunión. Cabe remarcar la importancia de contar con estos espacios de intercambio y puesta en común. Sin ellos, el equipo carece de una plataforma para la comunicación abierta y la toma de decisiones, lo que contribuye a la falta de coordinación y a la acumulación de tensiones.
4. Comunicación ineficaz
¿Cuánto daño puede generar comunicarnos como equipo a través de WhatsApp?
Por supuesto, no niego los beneficios y comodidades que esta aplicación aporta. Lo cierto es que, al momento de hablar de comunicación, no debería ser el principal medio. Entre los problemas que este equipo de trabajo registró por el uso de WhatsApp como su principal medio de comunicación encontramos:
• Malentendidos y falta de claridad en las comunicaciones.
• Dificultad para transmitir y recibir información importante de manera efectiva.
• Imposibilidad de discutir temas complejos y sensibles de manera adecuada.
5. Los miembros del equipo no demuestran la misma “responsabilidad”
Los colegas manifiestan tener una marcada diferencia en el nivel de compromiso con diferentes cuestiones de la clínica veterinaria, desde temas de gestión del negocio, hasta la atención de los pacientes, sobre todo en situaciones críticas.
La diferencia que ellos perciben en el grado de compromiso los lleva a creer que algunos de ellos no son lo suficientemente responsables con las labores, pero una vez más, no encuentran cómo resolverlo. A partir de este análisis, se desprende una serie de estrategias que podemos implementar dentro de los equipos de trabajo para sentar bases sólidas y gestionar efectivamente los conflictos.
Estrategias para lograr un equipo de trabajo exitoso
Si atravesás una situación similar a la planteada hasta aquí, te recomiendo que como primer medida establezcas un propósito. El propósito responde al para qué hacés lo que hacés o, en este caso, para qué existe el equipo veterinario dentro de la clínica.
Cuando hago esta pregunta, habitualmente, los veterinarios se quedan en silencio; suelen confundir propósito con sus motivaciones personales.
Responder el para qué hacés lo que hacés, no es lo mismo que por qué lo hacés.
En el para qué encontrarás el rumbo, la dirección, el punto en común.
¿Te pusiste a pensar en la importancia que esto tiene? Te cuento algunos beneficios.
Cuando establecemos criterios de atención médica en común, fomentamos una atención uniforme y de calidad a nuestros clientes. Esto no solo trae como consecuencia que los clientes fidelicen con nuestro equipo de veterinarios y, por consecuencia con nuestra clínica, sino que también hará que como equipo trabajemos de manera uniforme, comprometida y cohesionada.
Desarrollar reglamentaciones y manuales de procedimientos es otro de los puntos que deberías tener en cuenta. Estos pueden abarcar diferentes aspectos: programación de reuniones, horarios, puntualidad, sistema de guardias, horas extras, vacaciones y todo aquello que creas que debe estar reglamentado.
El principio de responsabilidad
Cuando hablamos de responsabilidad, hacemos referencia a la habilidad que tenemos como seres conscientes de responder a compromisos asumidos y asignados. No nos referimos al concepto de responsable – culpable, sino que quien es responsable de algo, debe responder por ello y para ello, y como consecuencia de este principio podrá generar confianza dentro de los miembros de su equipo.
A esta altura se hace evidente que ninguno de los puntos anteriores es posible, si no trabajas en fomentar una comunicación efectiva, para lo cual deben existir espacios formales de reunión donde esta se pueda llevar a cabo, de manera que se expongan las necesidades del equipo, se debatan temas, y se lleguen a acuerdos.
Es recomendable que una vez que estos espacios estén vigentes, el equipo desarrolle sus propios sistemas de toma de decisiones y de llegar a acuerdos.
Es muy común que este último punto quede relegado, los veterinarios no solemos darle la importancia que merece, a menudo porque al principio cuando comenzamos el emprendimiento, el entusiasmo juega un papel lo suficientemente positivo como para creer que esto es necesario. Más tarde los problemas llegan, son inevitables, y entonces ya no encontramos formas sanas de enfrentarlos.
Aquí pueden empezar a jugar un papel fundamental las emociones que se generan cuando algunos temas no son hablados, tratados y resueltos. Por esto, recomiendo fomentar el desarrollo de un equipo que tenga y aprenda acerca de inteligencia emocional, ya que es clave para fomentar el bienestar.
¿Qué aprendimos?
El trabajo en equipo ofrece un mundo de posibilidades y presenta desafíos que requieren adquirir nuevas habilidades. Aunque no te puedo garantizar que todos los problemas desaparezcan, trabajar en estos aspectos fortalecerá tu equipo y fomentará un ambiente de compromiso y satisfacción.
Con un propósito claro, tendrás una brújula que guiará al equipo hacia una dirección común. La unificación de criterios y las reglamentaciones establecerán el orden necesario, mientras que la responsabilidad sentará bases para generar compromisos sólidos. Las reuniones que fomenten la buena comunicación consolidarán al equipo, y desarrollar la inteligencia emocional les permitirá crear una atmósfera de bienestar, incluso frente a situaciones difíciles.
Los equipos de trabajo son el corazón de tu negocio veterinario, e implementar estas estrategias te ayudará a construirla de manera sólida, comprometida y exitosa, donde todos se sientan parte integral y trabajen juntos hacia un objetivo común.
