Gestión de la información en los tambos

A partir de la crisis económica mundial y de la que hace unos años afecta al sector lechero local, es vital para las empresas agropecuarias ser eficientes, en busca de una mayor rentabilidad y lograr perdurar en el tiempo.

Esta eficiencia está afectada por varios indicadores productivos, sanitarios y reproductivos, que deben ser analizados y gestionados correctamente.

Existen en los establecimientos lecheros softwares que facilitan el análisis de los datos que se relevan día a día, pero muchas veces se trata de programas que no permiten una visión general del sistema.

Una herramienta de gestión que permitiría solucionar esta falencia -dentro de una estrategia empresaria- es el Cuadro de Mando integral (CMI).

La propuesta: Apunta a mejorar la operatoria de los tambos desde la perspectiva operativa del CMI, fomentando la utilización de una herramienta para mejorar el asesoramiento y la comunicación.

De manera más específica, se intentará describir el flujo de la información generada, los roles de cada uno de sus miembros y los datos a relevar.

Será clave estudiar el funcionamiento del modelo propuesto para su implementación, mediante el análisis del cuadro de Mando Integral, como sistema para la implementación de estrategias y el control de gestión operativa.

Es central definir los indicadores más relevantes a ser incluidos dentro de un CMI aplicable en tambos, determinando cuáles serán considerados permanentes y cuál será su forma de exposición.

Investigación: A fin de realizar un diagnóstico referido al organigrama empresarial, flujo y manejo de la información, software utilizado, como así también los indicadores y objetivos más relevantes de producción, sanidad y reproducción en establecimientos lecheros, se realizaron entrevistas semi-estructuradas.

Área de estudio:Las mismas fueron realizadas a veterinarios del sector.

Se eligieron cinco profesionales con responsabilidad en la toma de decisiones y seguimiento de la información en los aspectos anteriormente mencionados.

Cada uno debía seleccionar un tambo, de un tamaño mayor a 600 vacas en ordeñe (intermedio a grande, ya que la media nacional ronda las 200 vacas).

De dichas empresas, cuatro se encuentran ubicados en Buenos Aires y uno en Santa Fe.

Resultados: Con respecto al organigrama de los establecimientos, en todos los casos el nivel superior lo ocupa el dueño (generalmente la toma de  decisiones), y luego el asesoramiento profesional.

Los datos relevados a campo son volcados en planillas.

Según los expertos -tanto en Guachera, como en Recría 1 y Recría 2, el indicador más relevante es el porcentaje de mortandad.

En Reproducción, se destacaron la tasa de preñez y de celo; mientras que en Vacas en Producción, sobresalió el Conteo de Células Somáticas y la cantidad de litros libres.

En todas las empresas, se utilizan software y los indicadores son evaluados de manera integral, aunque ello no ocurre con los datos en particular.

En todos los casos, los mismos son relevados por el personal y no poseen incentivo monetario por hacerlo.

En algunos existen incentivos por resultados, donde los mismos generalmente son indicadores que interesan, como puede ser la tasa de preñez.

Iniciativa: Se desarrollaron dos propuestas: la primera consiste en generar un CMI desde la perspectiva operativa, proponiendo una cantidad de indicadores para cada categoría animal.

La segunda, se basa en un modelo de exposición para un posterior desarrollo de soporte informático, cuya realización deberá ser responsabilidad de un experto en el tema.

Formulación de indicadores: El Cuadro de Mando Integral está conformado por indicadores relevantes, según la categoría animal.

Más allá de saber cómo impacta cada uno de ellos en el resultado económico, el problema actual es el mantenimiento y crecimiento.

Esto es: cómo hacer para crecer en cantidad de animales, reponer vientres y, a su vez, agrandar el rodeo.

Para un resultado positivo existen factores que nos benefician: muchas vacas y vaquillonas preñadas, alto porcentaje de hembras, baja mortandad perinatal, baja mortandad en crianza, baja mortandad en recría, bajo porcentaje de vaquillonas infértiles y bajo intervalo entre partos.

Por su parte, los factores negativos son: alto porcentaje de descarte de vacas, alta mortalidad en etapa temprana (guachera y recrías) e impacto de enfermedades como son mastitis, pietín, etc.

Manejo de indicadores: La segunda propuesta es plantear un sistema que permita visualizar de manera integral los indicadores relevantes.

Donde se vea el estado actualizado respecto a su objetivo y que de cuenta -por medio de alarmas- si los resultados son óptimos, regulares o malos (Ver Tablero).

Allí se podrá realizar una comparación entre los datos reales y los objetivos, donde por sistema de alarma utilizando los colores rojo (malo), amarillo (precaución) y verde (óptimo) nos indica cuales de estos hay que mejorar.

Conclusiones: El CMI -o cualquier otra   herramienta gerencial-, ya sea volcada en algún software o no, no sustituye la carga de datos por algún miembro de la organización.

Es por ello que podría ser interesante utilizar algún tipo de incentivo al personal para dicha tarea. Esto puede mejorar la calidad y cantidad de datos para analizar.

El Cuadro de Mando Integral debería ser utilizado como herramienta de comunicación además de gestión de la información.

Nos brinda información sobre cómo se encuentran los indicadores actuales con respecto a los objetivos y esto -con una buena toma de decisión- puede cambiar una mala situación que esté afectando a todo el sistema.

La actualización de los datos del CMI va a depender de los indicadores propuestos por la empresa, pero se cree que una vez al mes es una buena periodicidad.

El modelo fue presentado a los veterinarios entrevistados, a quienes le pareció interesante que exista una herramienta en la cual los indicadores estén en un compartimiento.

Sería importante que se pueda crear un Blog de la empresa con el CMI y permitir que lo vean los asesores de una manera rutinaria.

Debería ser el único resumen de información: muchas veces los asesores informan sus resultados de diversas maneras.

Todo cambio tecnológico o herramienta nueva, como el CMI, debe ser implementada con una capacitación a toda la organización.

La perspectiva de aprendizaje y crecimiento se centra en la capacidad de cambiar, mejorar y adaptar productos y procesos; así como desarrollar e introducir nuevos productos, servicios, y mejorar las relaciones.

Este resumen fue extraído del trabajo: «Uso práctico del cuadro de mando integral en Tambos: una propuesta desde la perspectiva operativa», el cual puede solicitarse a: dosmasdos@aideas.com.ar.

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