Utilizando todos los cajones del ropero

El mapa mental es una herramienta que permite planificar y organizar información de forma más propicia.

MARINA GONZALEZ FONTAO

Frente a la diversidad de acontecimientos, el cerebro dispara una multiplicidad de asociaciones. Este fenómeno expansivo es comparable a las ramificaciones de un árbol. Sin embargo y a la hora de cristalizar nuestras ideas, ¿cambiamos su esquema de organización? La respuesta, obvia para muchos, se ilustra de forma perfecta en la conocida frase: «Armá una lista para organizarte mejor».

Incluso nuestro sistema educativo descansa sobre una dinámica lineal que se apoya casi exclusivamente en lo escrito.

«Todo está empilado en lo escrito y en la lógica del autor. Cuando pensamos bajo el razonamiento de otro, nos cuesta construir conocimiento y apropiarnos de la información. Es más sencillo desestructurar y estructurar datos según nuestra propia red de conocimientos», le explicó a DOSmasDOS Franco Masucci, cofundador de Signos, filial local de una empresa francesa dedicada a capacitar en la metodología de la cartografía visual y sus herramientas: mapas mentales.

 

El mapa mental permite plasmar y seguir el funcionamiento del cerebro. «Es una herramienta para organizar la información de forma gráfica y arborescente, más acorde a cómo lo hacemos naturalmente en nuestra mente», desarrolló Masucci, al tiempo que agregó: «La cartografía visual se trata de la metodología, que incluye principios y reglas para realizar su confección óptima».

La idea de inaccesibilidad de los mapas mentales por parte de los no familiarizados con el mundo del diseño gráfico o las artes visuales debe ser desechada. «Relacionar lo artístico con esta herramienta lleva a que muchos no se predispongan a recibir la información plasmada o a crearlos. Simplemente deben agregarle características visuales a la información: imágenes, colores, formas, palabras y una determinada ubicación espacial. De esta manera, se tiene cinco maneras de llegar a la información más fácilmente. Si utilizo únicamente la palabra, uso un sólo cajón del ropero, por decirlo de algún modo».

 

Esta versátil herramienta puede utilizarse en numerosas acciones, como la gestión de proyectos. Una opción -en acciones cortas- es trazar un centro en el esquema (Ver Gráfico), que contenga la idea general y diagramar ramas que representen los diferentes días laborales de la semana.

En cada uno de ellos, se podrán anotar las tareas a realizar. En los más grandes, las ramificaciones importantes pueden representar las diferentes áreas y de cada una, abrirse a objetivos operacionales.

Para el cofundador de Signos, las diferencias con una simple lista son llamativas: «El mapa ayuda a tener una visión total y permite una gran ventaja: la focalización. Tiene un centro que remite siempre al objetivo general y es posible observar las tareas cumplidas y las pendientes. En una lista, el proyecto se va desglosando y a medida que se realizan las tareas, se las pierde de vista. Además, se puede gestionar mejor el tiempo», explicó.

Asimismo, la interrelación de las tareas de cada uno de los miembros del proyecto puede visualizarse de forma clara, característica que constituye una gran ventaja.

«Por ejemplo, se observa si la no realización de la actividad correspondiente a un compañero bloquea otras. Se puede señalar el hecho y optimizar el trabajo en equipo», sostuvo.

 

Otra de las virtudes de los mapas mentales está ligada a la posibilidad de consolidar una cultura en común. «Esta es la gran ventaja y también el freno de la herramienta, puesto que trabajamos en una sociedad cuyas organizaciones tienen una estructura jerárquica piramidal», adelantó el especialista. Y profundizó: «En América Latina, la mayoría de las empresas tiene una estructura vertical. No se suele compartir información”. Y, justamente, el mapa la descentraliza; le da acceso a la misma a varias personas que participan del proyecto aunque no tengan el mismo nivel jerárquico, no se compartimenta la información. Permite construir de forma conjunta, encontrar una forma de estructurar los datos que sea entendida y compartida por todos. Una vez establecida, facilita la puesta en acción.

Masucci recalcó la importancia de la fase que representa la puesta en común y la cristalización de ideas acordadas por todos en el origen de un proyecto. Consideró que la realización conjunta es más positiva que el mero verticalismo a la hora de diseñar los objetivos operativos y la distribución de las tareas: «Todos los empresarios tienen tendencia a ocuparse de planificar actividades. Y, en realidad, la etapa anterior de debate de las ideas es primordial; implica conformar la visión en común. El mapa mental facilita este paso: al poder plasmarse de forma visual la posición de cada uno, las ideas pueden convalidarse de forma más rápida», resumió.

 

Una problemática fundamental en la que hizo hincapié es la diferencia entre la resolución de problemas y conflictos, y cómo los mapas mentales permiten discernir entre ambas situaciones. «La resolución de problemas es la diferencia que existe entre el resultado y el objetivo. Eso es fácilmente controlable mediante cualquier herramienta de planificación o de gestión de management. Se habla, se rediscute y se vuelve a planificar el cómo alcanzar esa diferencia», puntualizó. Y avanzó: «El conflicto es más complejo: es una diferencia en los valores de las personas. Esta situación no puede resolverse en la empresa, lo único que se puede hacer es respetar al otro”. Al poder visualizarse cómo se estructura la información y a qué se le otorga mayor importancia, el mapa mental permite identificar qué es un conflicto y qué un problema.

¿Se está personificando el problema o se lo está mirando de manera objetiva?, esa es la disyuntiva según el especialista, quien destacó que muchas veces se mezcla lo personal con lo profesional, fundamentalmente, cuando se es amigo del otro (colega).

 

Deben considerarse las diferentes herramientas: desde lo más analógico, hasta softwares gratuitos y pagos. «La metodología se desarrolló en un comienzo para hacer el mapa con papel y lápiz. De hecho, es la manera más eficaz en ciertos casos, porque al dibujar se trabaja sobre la vista y el tacto, y el hacer con el cuerpo. Como se crea impacto emocional al utilizar los sentidos, se abre el espectro de absorción que tiene el cerebro», explicó.

Nuestro entrevistado destacó que al trabajar al mismo tiempo sobre varios canales, se incorpora más información: «Para proyectos cortos, es ideal un mapa con lápiz y papel. Si se retorna a lo natural, gestionar cualquier tipo de información se vuelve más sencillo. Mismo te ayuda con la hoja en blanco. Al colocar una idea central en el papel, el cerebro comienza a realizar asociaciones».

Para proyectos ambiciosos, vale mencionar que existen cerca de 50 softwares para realizar mind mapping. «Son fáciles de usar. Si se trabaja con el programa todos los días, se puede utilizar Mindjet, el más caro y completo. Pero si se lo utiliza esporádicamente Mindomo, MindMeister e iMind son apropiados y gratuitos», señaló Masucci.

Para finalizar y a pesar de los beneficios mencionados de utilizar papel y lápiz, el experto destacó los propios a la utilización de los software, ya que aportan la capacidad de interactividad con el mundo externo, con la gente que no usa mapas mentales, al poder exportarse en un formato lineal. También brindan flexibilidad. “Si tenemos proyectos en los que la fluctuación del objetivo no depende de nosotros sino del entorno, se precisa ser elástico en la organización de las ideas”, concluyó.

Comentarios