¿Cómo administrar el tiempo en la veterinaria?

Maximiliano Hapes, licenciado en Economía y conferencista sobre liderazgo y crecimiento personal, explica qué debemos tener en cuenta para evitar problemas en los locales y consolidar la relación con los clientes.

Por Gimena Rubolino

El Lic. Hapes propone realizar de a una tarea por vez para asegurar resultados favorables. ¿Sensillo?

El tiempo es mucho más valioso de lo que creemos. Y tener la capacidad de administrarlo, un requisito muy valorado por los especialistas en recursos humanos a la hora de cubrir un puesto. Obviamnete, este también es un tema clave a la hora de gestionar una veterinaria.
“El siglo XXI trajo un cambio de paradigma con respecto al trabajo: ya no importa tanto el espacio físico -en muchas ocasiones esto se realiza desde cualquier lugar- ni el estricto cumplimiento del horario. Lo que importa son los resultados”, afirmó Maximiliano Hapes, licenciado en Economía y conferencista sobre liderazgo y crecimiento personal.

Pero obtener buenos resultados en una sociedad hiperconectada no es tan sencillo. El uso de dispositivos móviles y notebooks generó en el último tiempo la tendencia al multitasking.
Es decir, la realización de varias tareas en simultáneo. “Esto genera un mayor esfuerzo, gasto de energía y afecta la calidad del trabajo”, detalló Hapes.
Es un problema general de nuestra sociedad pero, además, hay consideraciones propias de las veterinarias. Entre ellas:

1. Falta de registro de turnos: muchas veces sucede que los clientes piden turno por mail o whatsapp. En estos casos es fundamental registrarlos en una agenda por día y horario para evitar sobreturnos y desorganización en general.
2. Teléfono descompuesto: si necesitamos cambiar un turno o cancelarlo es importante asegurarnos que el cliente haya recibido y entendido el mensaje. De esta forma evitaremos un desencuentro o malentendido.
3. Llevar un seguimiento por escrito de los casos: es importante llevar un control de la historia del paciente y de algunos datos adicionales como registro de cumpleaños y datos de contacto. Al momento de realizar una atención pueden ser de gran utilidad, como también a la hora de sugerir productos o servicios adicionales.

¿Cómo podemos organizarnos?

Según Hapes, para obtener un buen rendimiento y no llegar tan cansados al final del día existen una serie de pautas que ayudan a ordenar las tareas y conseguir resultados en la clínica veterinaria. Para hacer una correcta gestión del tiempo, recomienda tener en cuenta los siguientes pasos:

1. 1. Mantener un orden: registrar todas las tareas en un mismo lugar ayuda a concretarlas en los tiempos adecuados.
   2. Objetivos claros: diferenciar los deseos de las metas. Lo importante es registrar qué es lo que voy a hacer para cumplir el objetivo y anotar esa estrategia para poder llevarlo a cabo. Si una de mis metas es ampliar el negocio para el año 2020 no alcanza con desearlo, tengo que registrar qué estrategia voy a utilizar: una tienda de e-commerce, invertir en google adwords, una campaña en redes sociales, etc.
   3. Agenda para tareas y pacientes: las actividades que son más urgentes deben ser registradas con fecha, espacio y lugar.
   4. Prioridades: al momento de llegar a la clínica es importante arrancar por las tareas más urgentes y dejar para después las que pueden esperar. En la mayoría de los casos actuamos en forma inversa.
   5. Decir NO cuando es necesario: hay que dejar a un lado la culpa y rechazar ciertas demandas o pedidos de compañeros y clientes. Un ejemplo sencillo es brindar una atención cuando se está con una gran carga de turnos por temor a perder al cliente.
   6. No procrastinar: hay actividades que demandan un mayor esfuerzo y solemos dejarlas para más adelante. Se trata de apuntar al objetivo y hacerlas sin pensarlo tanto. Mantener la limpieza y el orden de las instalaciones es una actividad a la que deberíamos darle prioridad. Encontrar un espacio limpio es una buena estrategia para fidelizar a los clientes y para trabajar en mejores condiciones.
   7. Focalizar: el 2020 va a replantear muchas metas y deseos. Es importante ser realista y arrancar con dos o tres proyectos en concreto porque en el afán de querer hacer todo junto es probable que no se termine cumpliendo ninguno.
   8. Atender los resultados: muchas veces perdemos tiempo cuando no podemos concentrarnos y no hacemos nada. Para que los resultados lleguen necesitamos actuar y reconocernos cuándo estamos en un estado de inactividad. Si falta un paciente o tenemos un espacio libre, puede ser un tiempo propicio para ordenar carpetas, el espacio o los materiales de trabajo.
   9. Energía: existen personas que rinden más por la mañana y otras por la noche. Aprender a identificarnos en alguno de estos grupos puede ayudarnos a obtener un mejor rendimiento en nuestras tareas diarias.
   10. Evitar el multitasking: realizar de a una tarea por vez es clave para asegurarnos resultados favorables. Evitar atender dispositivos como email, whatsapp o redes sociales si estamos frente a un cliente o potencial. Esto es importante para evitar dejar cosas por la mitad.

*Maximiliano Hapes es cofundador y director general de EducaciónBIZ, empresa que se especializa en capacitar a organizaciones e individuos en las principales disciplinas empresariales. Además, tiene una Maestría en Administración de Negocios (MBA) en la Universidad de San Andrés, y finalizó sus estudios en la Columbia Business School de New York, USA.

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