Deja la incertidumbre atrás y revisa el medio interno de tu veterinaria
Te proponemos una herramienta sencilla para establecer los parámetros básicos necesarios que te permitan terminar bien este año y comenzar con el pie derecho el 2024.
Javier Sánchez Novoa
Argentina
javier.sanchez@consultoramercader.com.ar
Vamos llegando a la última etapa del año, un año movido y con un factor constante, el vertiginoso cambio de contexto.
Entonces te propongo nuevamente que te tomes el tiempo de hacer una revisión de lo que va del año para poder trazar una línea para cerrar este 2023 y comenzar el 2024 con un plan, es necesario ya que llegar a buen puerto significa que puedas cerrar un 2023 con una empresa medianamente ordenada y comenzar un 2024 con un destino claro y sobre todo viable.
Como dice un dicho, en época de crisis la tormenta es la misma para todos, pero todos contamos con embarcaciones (empresas) diferentes en tamaño, características, agilidad, cantidad de tripulantes (RRHH), por lo tanto la posibilidad de sobrellevar la tormenta navegando y llegar a puerto (objetivo) va a ser diferente para cada uno de los barcos, la pregunta del millón sería ¿cómo está mi barco para transitar esta tormenta (y la que podría venir)?, ahí es cuando el análisis interno y la planificación toma un papel no menor…¿y si no logro superar la tormenta?, vamos por partes.
Primero lo primero, me habrás leído en ediciones anteriores dónde hago referencia a la definición de gestión, que no es algo menor, ya que la definición nos da grandes pistas por dónde comenzar.
A mí me gusta la definición dónde definimos a la gestión cómo la utilización eficaz y eficiente de los recursos técnicos, humanos, herramientas y recursos económicos para poder lograr los objetivos propuestos para tu empresa.
Entonces, dada la definición debemos considerar realizar un análisis del medio interno de tu veterinaria, y esto cómo te he mencionado en otras notas (te invito a buscarlas en esta web) tiene un gran paralelismo con tu profesión, dónde contantemente trabajas con un medio interno…el de tu paciente, ¿raro no?, regalame unos minutos más y seguro te convenzo.
Al momento de evaluar los resultados y la evolución de tu empresa es necesario que trabajes con tu sistema de gestión, puntualmente con los estadísticos para poder asociar variables de análisis, no te quedes con el sesgo de la información, con el más o menos, el “creo que me fue bien”, etc, datos concretos, cómo cuando vos pedís una bioquímica en tu paciente, no podes llegar a un diagnóstico a ciegas, con tu empresa es lo mismo, cambiemos por un momento al paciente y ubicamos en su lugar a tu empresa.
A diferencia de tu paciente, la empresa “no puede compensar”; no llega sola a la búsqueda de un equilibrio, te necesita a vos para que tomes decisiones.
A diferencia de tu paciente, la empresa “no puede compensar”, no llega sola a la búsqueda de un equilibrio, te necesita a vos cómo gerente / líder para que tomes diferentes decisiones que le darán equilibrio a ese medio interno, que si no logras estabilizarlo en el tiempo, adiviná que pasa…si, es igual que en la biología, por lo tanto vamos a tomar decisiones ya para evitar inconvenientes.
Para analizar los datos te aconsejo trabajar con un enfoque tipo tablero, es decir el famoso tablero de control, pero sin complicarte, vamos a organizarnos paso a paso para armarlo:
Paso #1: Amigate con tu sistema de gestión, es la herramienta fundamental. Identificá dónde está el módulo estadístico del sistema, que es dónde vas a podés extraer todos los datos.
Paso #2: Determiná que información querés medir, te ayudo, N° de unidades vendidas de productos y servicios (dividilas por rubro), monto de facturación a modo de referencia debido a la fuerte inflación (si estás en Argentina), Vacunas aplicadas, cantidad de clientes activos, universo de pacientes por especie, raza, patologías (si tu sistema te permite segmentarlas), facturación por profesional, facturación de farmacia por rubro.
Si querés apartarte de la inflación en el análisis, pensá en unidades de producto o de servicio vendidas, si bien los servicios son intangibles, pensá en “los servicios vendidos”, como las consultas, vacunas, cirugías, etc.
También podría evaluar los costos fijos (los que se mantienen en el tiempo no importa el nivel de facturación) cómo los sueldos / honorarios.
Paso #3: Todo esto lo tenés que ordenar en un cuadro en Excel, ¡no te asustes!, podés bajarte un modelo listo para usar, lo vas a encontrar en el pie de esta nota.
Paso #4: Ya tenés los valores aplicados en el cuadro, ahora mes a mes lo tenés que ir completando, entonces vas a poder analizar mes a mes cómo evolucionan estos indicadores, en cómo cuando solicitas una bioquímica a tu paciente y volvés a repetir el complementario para determinar su hubo mejoría o no, esto es igual, tenés que pensar en este “medio interno” de la empresa, igual que lo hacés con tus pacientes.
Paso #5: ¡Ahora ponete objetivos!, es necesario saber hacia que puerto nos dirigimos, sino cualquier viento es desfavorable, cómo dijo Séneca, que no era veterinario, pero era un filósofo romano y la tenía muy clara ya en esos tiempos. Si Tomas por ejemplo el número de consultas, revisas los resultados de los últimos tres meses y te planteas un objetivo de aumentar el número de consultas un 30%, tenés que frenar y pensar… ¿Qué podría hacer para aumentar el número de consultas?, poné en marcha esas acciones y verás el crecimiento de las consultas al otro mes, lo vas a poder chequear cuándo tomes la información del sistema, al completar el tablero. En el modelo que podrás bajarte al pie de esta nota podrás observar que te va a indicar el 100% de cumplimiento del objetivo.
Paso #6: Reunite con tu equipo de trabajo y comunicale los objetivos y cómo llegar a ellos, escuchalos y lográ la unidad necesaria cómo equipo para poder avanzar en el crecimiento de la veterinaria, fuente de trabajo para todos/as. Quiero remarcarte este sexto paso, en estos tiempos en necesario que trabajes con la cohesión del equipo, hay que sincerarse, hablar sobre los desafíos que plantean estos contextos complejos de inestabilidad.
Quería hacerte una aclaración respecto a esto de plantearse objetivos, deben seguir un criterio simple, claro y básico, te aconsejo seguir la metodología SMART (Ver Cuadro N° 1).
Algunos comentarios que debes tener en cuenta respecto a tu empresa veterinaria:
• Pensá en tu veterinaria cómo una máquina con un medio interno, como si fuera tu paciente, existen procesos relacionados que si tu empresa funciona bien, están en equilibrio, si algo se desestabiliza, todo comienza a complicarse cómo una cascada.
• El organismo biológico en general busca compensar, muchas veces lo logra, pero tu empresa no compensa sola, te necesita a vos cómo director.
• El tratamiento para tus pacientes muchas veces es medicamentoso, para tu empresa el tratamiento es la toma de decisión, los objetivos y la planificación.
• Tu paciente te necesita a vos, lo mismo que tu empresa para cuidar su salud.
• Tu empresa puede enfermar, lo mismo que tu paciente.
• Ingresa toda la información que puedas a tu sistema de gestión.
• Aprende a usar el 100% de tu sistema de gestión.
• Suma indicadores de gestión a esta metodología que te mostré.
• Recordá que, si no podemos medir, no podemos mejorar.
• Dedicale un tiempo a la gestión de información, es vital.
• No dejes de intentarlo, aunque salga mal al principio
Te invito a trabajar con los indicadores y el medio interno de tu empresa, toda vía no terminó el año, estás a tiempo para tomar decisiones y determinar la salud de tu empresa veterinaria.
