¿Pensaron algunas vez en administrarse a ustedes mismos?

Usar el tiempo para planificar produce ganancias en la ejecución y permite estar preparados para el momento de actuar.

Sin duda uno de los temas más recurrentes entre las personas es la falta de tiempo.
Cuando hablamos con nuestros amigos o con personas relacionadas a las empresas comentan que no les alcanza el tiempo para todas las tareas que quieren o necesitan realizar en el día.
Siempre están “tapando agujeros” y corriendo de un lado para el otro.
Estamos tan sumergidos en la vorágine del día a día que cuando nos damos cuenta de esto, ya se nos ha hecho visible un ataque de estrés.

Sin embargo, esto podría evitarse con realmente poco esfuerzo.
Hace unos años, se hablaba de la administración del tiempo, mientras que en la actualidad el desafío pasa por administrarnos a nosotros mismos.
Para poder poner en práctica esto, en primer lugar deberemos comprender algunos conceptos que nos permitirán utilizar y comprender herramientas que nos ayudarán a organizarnos.

En primer lugar debemos tener en cuenta que todas nuestras actividades se rigen por dos factores fundamentales: lo urgente y lo importante. ¡Vaya novedad!
Podríamos definir lo urgente como algo que necesita nuestra atención inmediata, ¡ahora!; no puede esperar.
Estas actividades actúan sobre nosotros y, por lo general, complacen a otros.
En cambio, lo importante no sobresale, no llama nuestra atención, pero tiene que ver con los resultados, con lo que cada uno encuentra valioso y con el aporte a nuestros objetivos y metas.
Estas actividades requieren más iniciativa; tenemos que ser proactivos y saber decir no a lo urgente para poder trabajar en las actividades importantes.
Para lograr esto es fundamental, tanto en nuestra vida, como en las organizaciones, tener una misión y una visión. Para saber cuáles son nuestras metas y objetivos es fundamental conocer qué es lo que hacemos y adónde queremos llegar.
Luego, ver cómo podemos aplicar una herramienta que nos permita organizar las actividades semanales, y de ese modo tener una mejor perspectiva que si lo hiciéramos diariamente.
Nunca debemos olvidar que las personas son más importantes que las cosas.
Quizás ocurra que tengamos planificado un tiempo para hablar con un cliente o incluso con nuestros hijos, y que esa charla se extienda más de lo planeado.
Si esto ocurre, no debemos sentir culpa por no cumplir con la programación estipulada. Con las personas no se puede pensar en términos de eficiencia sino de efectividad. En ocasiones la agenda tendrá que subordinarse a las personas.
Algo importante es que la herramienta deberá ser flexible: nosotros debemos controlarla y no a la inversa.

Por último, para que la herramienta funcione deberemos aprender a delegar. Esto es algo que a la mayoría de las personas no le gusta, por miedo a que le quiten el puesto o por simple arrogancia (“nadie lo hace como yo”).
Pero si realmente queremos organizarnos con efectividad, necesitamos aprender a delegar para conseguir más tiempo y dedicarnos a lo realmente importante. Y aquí es clave tener en cuenta que delegar no significa decirle a una persona: “haga esto, haga aquello, vaya a buscar esto o aquello”, con una supervisión de los métodos, uno por uno. Si tuviéramos que realizar esto con varios empleados, sería imposible y en lugar de ganar tiempo lo perderíamos. Existe otro tipo de delegación más efectiva que se centra en los resultados: dando libertad a las personas para elegir sus propios métodos, haciéndolos responsables de los resultados. Al principio quizás nos demandará mucho tiempo, pero se recuperará en el futuro.

La herramienta exhibida a modo de ejemplo en el cuadro N°1 nos permitirá organizar mejor nuestras tareas siempre y cuando tengamos en claro adónde queremos llegar. Seguramente nos sorprenderemos al ver que disponemos hasta de tiempo libre.
Pero ningún método es tan poderoso como para evitar los imponderables. Siempre tendremos tareas que surgirán en el día a día y que tendremos que resolver. Pero al estar organizados, esto será menos estresante y al mismo tiempo nos permitirá empezar a disminuir las tareas urgentes para aumentar las importantes.
Ya que ahora vamos contar con más tiempo, no olvidemos dedicarnos un poco a nosotros: cuidar la capacidad de producción que es el cuerpo y la mente, a generar relaciones, etc.
Usar el tiempo para planificar nos produce ganancias en la ejecución y estar preparados para el momento de actuar.
Me pareció interesante terminar este artículo realizando un ejercicio.
Stephen Covey, en su libro “Los Siete hábitos de la gente altamente efectiva” pregunta: “¿Qué puede hacer usted, que no esté haciendo ahora, y que si lo hiciera regularmente, representaría una diferencia positiva tanto en su vida personal como profesional? “
Seguramente lo que ustedes pensaron es una tarea no urgente pero realmente importante que. por no ser urgente, ha quedado postergada.

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