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ADMINISTRACIÓN

Softwares de gestión: ¿quién mide el rendimiento de su veterinaria?

MV Myriam Caggiano, de Veterinaria Santa Verónica.

Conocé más sobre estas poderosas herramientas que permiten establecer lazos de comunicación internos y externos, mediante el cruce de variables e información valiosa para potenciar el negocio.

Escribe Camila Montaña
info@dosmasdos.com.ar

Hay quienes aún hoy en día manejan su clínica veterinaria con un cuadro de Excel o en hojas de papel que acumulan polvo en las estanterías. Esto no solo no es recomendable sino ineficiente. Es gracias a que desde hace algunos años se han venido creando sistemas de gestión automatizados para el mercado veterinario, que el trabajo administrativo se ha facilitado, ordenado y puesto en marcha para lograr mejores resultados para los negocios.
Este artículo busca profundizar en el entendimiento de para qué sirven los softwares de gestión, cuáles son sus características y beneficios principales.
Todo esto de la mano de Christian Marotz, MV y director de la veterinaria Planeta Animal de Villa Elvira, en La Plata, Buenos Aires, quien es usuario activo de un sistema de gestión en su veterinaria y Daniel Bonet dueño de la aplicación argentina MyVete, presente en el mercado desde hace seis años.
MyVete es un software de gestión veterinaria nacido en el año 2016, que cuenta con presencia en Argentina, Uruguay, Chile, Bolivia, Paraguay, Venezuela, Colombia, Perú, Nicaragua, Salvador y México. Tiene cerca de 6.000 usuarios activos de habla hispana y se centra en tres aspectos fundamentales para su gestión que son: soporte al cliente, herramientas tecnológicas de vanguardia en el mercado y herramientas comerciales.
El software de gestión sirve para automatizar procesos que ocurren regularmente, ahorrar tiempo en temas administrativos y disminuir errores humanos.
Además, ayuda en la mejora de la productividad pudiendo repercutir en la rentabilidad del negocio y en el control de stock e inventario.
Sirve para recabar información valiosísima sobre los clientes y los pacientes que permitirán hacer más robusto el negocio. Sin un sistema de gestión en la veterinaria es complejo recuperar y cruzar información para tomar mejores decisiones.
Para Christian Marotz es una herramienta muy importante que ha venido usando desde que inició. “Estoy hace 18 años y por lo menos hace 15 años uso sistemas de gestión, siempre procuré por todos los medios optimizar los recursos de funcionamiento en la veterinaria. Siempre buscando nuevos sistemas de gestión”. Como él, cada día más médicos veterinarios buscan organizar la gestión de su negocio con la ayuda de algún software de gestión.
Según Daniel Bonet en el mercado veterinario ha ido adquiriendo cada vez más importancia su uso, pues como él mismo indica todo aquel involucrado en el negocio debe gestionar su labor por medio de un sistema.
“Es muy importante que el veterinario entienda que es un empresario. No importa si tiene un negocio a la calle o atiende a domicilio, es un empresario porque vive de su profesión, porque tiene un comercio, entonces tiene que hacerlo funcionar”, afirmó.
Además, indicó que “estamos en la era de la información y los sistemas dan información valiosa para el negocio, hoy es muy difícil manejar un negocio con un Excel o un cuaderno”.
Es necesario comunicarse con el cliente de forma estrecha y tener información del paciente además de llevar el registro de todo lo que se hace.
Pero ¿qué se debe tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión?
Lo primero es que debe ser fácil de usar e intuitivo y tener soporte activo por parte del proveedor que lo desarrolla pues, en el día a día se pueden presentar situaciones que ameritan el contacto directo con la empresa.
Un sistema de gestión debe poder manejar los datos duros de los clientes, como teléfonos de contactos y ubicación.
Debe poder trabajar con los números de la veterinaria para hacer seguimiento de indicadores de las compras y las ventas y ser capaz de administrar toda la gestión técnica e integral del paciente.
Además, el sistema debe, para mayor comodidad, poder usarse en cualquier dispositivo que se conecte a Internet y no depender de computadoras robustas ubicadas en un punto fijo al que no se puede acceder de manera remota.
Es decir, debe ser un sistema pensado desde la tecnología para aportar valor al negocio, debe ser fácil de usar e intuitivo, el todo es que ayude al mv a cumplir mejor con su trabajo que es atender a los pacientes. Para Marotz debe tener todo en un solo lugar, que entienda las necesidades del cliente, que ayude en la organización y planificación del negocio.
Sistemas de este tipo ya existen en el mercado, “los sistemas cada vez van satisfaciendo mejor las demandas, cada vez son mejores herramientas. Hoy el mundo va para ese lado y tenemos que entenderlo. Y no para dejar a la gente sin trabajo sino para mejorar el trabajo de la gente”, afirmó.
Para Bonet al acceder a un sistema de gestión es clave comparar y evaluar las aplicaciones existentes en el mercado. Escuchar a los colegas que ya usan sistemas de gestión para conocer sus opiniones, evaluar costo beneficio de los sistemas presentes en el mercado y pensar cuál es la necesidad puntual de su negocio y en base a eso decidir. Pero además de eso Bonet asegura que es muy importante estar seguro de que se le dará el uso adecuado al sistema. “Deben estar convencidos de que la gestión es el camino para mejorar el funcionamiento del negocio” afirmó.
Al momento de implementar un sistema de gestión los usuarios deben estar convencidos de que van a dedicar el tiempo para el análisis de la información que otorga el software de gestión y tomar decisiones en el negocio en base a lo que el sistema indica pues en definitiva para eso es el sistema, para cruzar información que permita mejorar el negocio veterinario.
Por otra parte, si la clínica ya viene usando un software de gestión y el que tiene ya es obsoleto y cuenta con pocas funcionalidades, o si ese software pide otras herramientas para el funcionamiento, o si no alcanza para satisfacer el volumen del negocio, lo mejor es cambiar a uno nuevo presente en el mercado.
Eso sí, es importante acceder a un software pensado para el negocio veterinario, evitando conseguir sistemas genéricos que se adecúen a cualquier necesidad pues no cumplirá con las expectativas y necesidades puntuales de atención de pacientes y de sus cuidadores.

Sistemas de gestión que tenés que conocer

Ya que una de las recomendaciones es investigar diferentes sistemas de gestión para comparar y elegir el que mejor se ajuste a las necesidades puntuales de cada clínica veterinaria, traemos esta recopilación de algunas de las características de cinco Softwares de gestión presentes en el mercado.

1. GestorVet: Este sistema incluye copia de seguridad de los datos. Modalidad de pago mensual o anual. Gestión de historial clínico de los pacientes.
2. MyVete: Cuenta con control de ingresos y gastos semanales, mensuales y anuales. Acompañamiento y asistencia al usuario. Posibilidad de integrar red de centros veterinarios.
3. QVet: Con este sistema se puede contar con acceso a los datos e información en cualquier momento y lugar. Agenda para gestión de citas y planes de salud.
4. SmartVet: Incluye contratos personalizables según la necesidad. Control de stock e inventario. Gestión de agenda.
5. WinVet: Maneja módulos adaptables para las necesidades de cada clínica. Sistema de atención al cliente en horario de oficina. Cuenta con demo disponible en su página web.

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