Aprendiendo a delegar para llegar más lejos, más rápido y menos cansados

Te planteamos un nuevo desafío: ¿Quién te podrá ayudar a cumplir las metas que quedan pendientes para este año? ¿Ya lo tenés definido?

Virginia Vallejo
Argentina

Como empresaria y veterinaria sé que la tarea de delegar no se nos suele dar tan bien: caemos en la creencia de que tenemos que hacerlo todo nosotros (porque si no es así, no va a salir bien) y esto, por experiencia, no tiene un buen desenlace. Terminamos agotados, frustrados y hasta incluso odiando nuestra profesión y nuestros negocios y, en el peor de los casos, abandonándolos.
Pero tiene que existir otro camino. Después de todo, hay muchos veterinarios emprendiendo felices. Sería bueno descubrir cómo lo hacen.
Hace poco llego a mis manos el libro “Quién, no Cómo”, de Benjamín Hardy y Dan Sullivan, y luego de leerlo reflexioné mucho sobre cómo estaba llevando mi negocio, mi profesión y la vida que estaba construyendo.
Hasta entonces me resultaba muy difícil delegar tareas, sentía que iba a ser imposible encontrar personas que hicieran las cosas tan bien como yo y de la forma que yo esperaba. Malgastaba horas tratando de llevar a cabo tareas para las que no era capaz (me frustraba no ser competente y no tener las habilidades, pero no me daba cuenta de que la exigencia era super alta).
Me da vergüenza escribirlo, pero estuve un mes diciendo que iba a hacer una Web para mi negocio que reflejara mejor nuestra marca (no tenía ningún conocimiento de desarrollo web) y pasaron dos meses más sin avanzar; pensé en hacer un curso (pero no tenía tiempo); hasta que por fin abrí los ojos y decidimos contratar un desarrollador que, guiado por mis ideas, construyó una hermosa Web superando mis pretensiones (y a un costo accesible).
Este es solo un caso de los tantos que tengo para contar, en los que no solamente me afecté a mí misma frustrándome y sintiéndome poco capaz, sino que también afecté a mi negocio y a su crecimiento.
Con frecuencia usamos el trabajo duro como si fuera una insignia de honor: como resultado, estamos dispuestos a hacer todo tipo de trabajo ineficaz, fuera de nuestra experiencia y pasión, creyendo falsamente que “trabajar duro” o dedicarse a tales tareas vale la pena. Pero en realidad nos involucramos en los “Cómo” que podrían ser fácilmente manejados por un “Quién” para producir más efectivamente el resultado deseado.
Cuando invertimos tiempo en hacer tareas para las que no hemos sido formados (por ejemplo, producir contenido para las redes sociales) no tenemos en cuenta lo que se llama “costo de oportunidad”, que es el valor que podría tener ese tiempo si lo dedicáramos a hacer otras tareas en las que somos más efectivos. Por ejemplo: si hacer un Reel (video) para Instagram te lleva dos horas y encima no lo disfrutás, pensá a cuántos pacientes podrías atender en ese tiempo y cuál sería el valor monetario recibido.
Cuando empezamos proyectos, ideas o tareas arrancando con el “cómo” nos suele pasar que procrastinamos (retrasamos) los mismos y no logramos nunca los resultados esperados (te invito a hacer una lista de todo lo que quedó pendiente de hacer este año).
La procrastinación es un fenómeno psicológico que ocurre cuando realmente querés algo, pero carecés del conocimiento y la capacidad para hacerlo; es una señal muy poderosa que te dice que es hora de involucrar a otro Quién.
Nos quedamos atascados sin darnos cuenta que necesitamos ayuda.
¿Vas a buscar esa ayuda o vas a esperar solo/a?
Según este libro, cambiar el “cómo” por “quién/quiénes” podría abrirnos un escenario de posibilidades y empezaríamos a expandir la idea involucrando a terceros que podrían ser parte de nuestro proyecto y éxito, sin que esto nos quite el mérito de ser los emprendedores.
Como individuos que somos, nuestro tiempo y atención son lineales y finitos.
Así que, cuando nos preguntamos ¿Cómo?, entonces tenemos que ser los que descubramos dónde aprender, los que aprendamos a hacerlo y, luego, los que hagamos la tarea siempre. Y así es como nos convertimos en malabaristas, haciendo todo solos y orgullosos de esto porque nuestra cultura nos enseñó que necesitar ayuda de otros es “trampa” y esto nos quita mérito.
Solo pedimos ayuda cuando estamos desbordados… a punto del colapso.

A los ejemplos

Se me vienen a la cabeza muchos ejemplos de proyectos que no han tenido éxito porque sus ideadores empezaron por el Cómo en lugar de plantearse la pregunta ¿Quiénes? De hecho, el más frecuente en nuestra profesión, es cuando queremos incorporar un nuevo servicio en la veterinaria porque detectamos que es una necesidad no cubierta (ecografía, por ejemplo).
Automáticamente empezamos a averiguar por cursos de ecografía para hacer, buscamos equipos para comprar y llegamos a la conclusión que el proyecto resulta costoso y bastante imposible porque no tenemos horas para dedicarle.
Entonces, concluimos que lo mejor es no hacerlo y dejamos esa idea en el estado de “se me ocurrió, pero no puedo ahora; quizás en algunos años”.
Si en lugar de arrancar con el Cómo hubiésemos pensado en Quién de las personas que conozco podría especializarse o está especializado en ecografía y podría formar parte de mi equipo; quizás hasta podría tener su propio ecógrafo y empezar a prestar el servicio en la veterinaria sin necesidad de invertir antes de saber si el negocio funciona. Ahí, debo admitirlo, es cuando surge el pensamiento de escasez que suele invadirnos: “Si lo hace otro, mi ganancia no va a ser la misma”; pero viendo los resultados:
• $0 ingresos en ecografía porque no prestas aún ese servicio vs;
• $XXX ingresos que podrían seguir en aumento gracias a un colega que trabaje y forme un equipo de ecografía en tu veterinaria.
A través del trabajo en equipo y la colaboración podemos lograr cosas que antes creíamos imposibles.
La pregunta: “¿Quién tiene las habilidades, el conocimiento, las conexiones y la experiencia para hacer esto lo antes posible?” te va a ayudar la próxima vez que tengas una idea de negocio en tu cabeza. Y sé que quizás estés pensando en aquel amigo que empezó un negocio con un socio y terminó mal, o en el otro que contrató empleados y terminó con varios juicios laborales…
“Tus ojos sólo ven y tus oídos sólo oyen lo que tu cerebro está buscando”.
Si querés aferrarte a la creencia de que sólo/a es mejor y menos problemático, recordá que la mente va a ir a escuchar/buscar todas las experiencias que justifiquen esa creencia. Te recomiendo que luches contra eso y te des la oportunidad de delegar las tareas, vas a disfrutar más emprender y a dedicar tu tiempo en actividades de mayor calidad.

A la acción

Para que esto no quede sólo en palabras te invito a que desarrolles algunas actividades:

ORGANIZAR LAS TAREAS

• Escribir una lista con las tareas que forman parte de tu rutina diaria.
• Detallar el tiempo aproximado que te demanda hacer cada una de ellas.
• Calificar del 1 al 5 cuánto disfrutas hacerlas (siendo 1: nada/5: mucho).
• Calificar del 1 al 5 qué tan importantes son para el desarrollo de tu negocio (siendo 1: poco importante/5: muy importante).
• Ordenar las tareas de mayor disfrute a menor disfrute; de mayor importancia a menor importancia.
• A las de menor disfrute y más importancia: identificar terceros a los que les podrías delegar las tareas.
• Identificar tareas que deberían hacerse pero que nadie está llevando a cabo (no están en tu rutina diaria, pero son importantes para el negocio; ej. cashflow). Pensar en los Quiénes que podrían hacerse cargo.

TIPS:
• Cuando delegues tareas es importante que detalles el objetivo de éstas y cómo deben hacerse para que quien esté a cargo sepa cómo desenvolverse. Un manual de operaciones ayuda a que cada miembro del equipo tenga una guía de cómo trabajar correctamente.
• En el caso de tareas específicas: por ejemplo, “arreglo de un consultorio por un interiorista”, es importante tener una reunión inicial para definir expectativas y tiempo de trabajos, costos, materiales (dejando todo escrito), así las cosas salen como las diseñaste en tu cabeza. De lo contrario, terminamos con la famosa frase: “si lo hubiese hecho yo era más barato y quedaba mejor.”

ANALISIS DEL RECORRIDO 2023

Mirando el último trimestre:
• ¿Cuáles son las cosas que has logrado que te hacen sentir más orgulloso? ¿Cuáles son las áreas de enfoque y progreso actuales que te dan más confianza?

Mirando hacia el próximo trimestre:
• ¿Qué nuevos desarrollos, proyectos o metas te dan la mayor sensación de entusiasmo? ¿Cuáles son los cinco nuevos «saltos» (progresos) que podés lograr ahora, que harán que tus próximos 90 días sean un gran trimestre sin importar las malas cosas que sucedan?

TIP: Cada 90 días, podés eliminar las tareas que hacés y ya no disfrutás y añadir más Quiénes para manejar mejor los Cómo.

FILTRO DE IMPACTO: HERRAMIENTA PARA NUEVOS PROYECTOS/IDEAS

Si te surge alguna nueva idea de negocio te dejo esta poderosa herramienta que te va a servir para poner el proyecto en acción.
• ¿Cuál es el proyecto?
• Propósito: ¿Qué querés lograr?
• Importancia: ¿Cuál es el principal cambio que producirá?
• Resultado ideal: ¿Cómo será el proyecto una vez terminado? El mejor resultado: ¿Si has actuado? El peor resultado: ¿Si no has actuado?
• Criterios de éxito: ¿Qué tiene que ser realidad cuando este proyecto esté terminado?
• Definir los Quiénes que podrían ayudarte a hacer este proyecto realidad.
Te propongo para los meses que restan de 2023 y para los años siguientes pasar de una mentalidad de «Cómo» a una de «Quién», sin importar tu nivel de talento personal, compromiso o genialidad.
Hay muchos Quiénes calificados ahí afuera, que tienen los mismos recursos que necesitás para lograr tu objetivo y quieren ser parte de lo que estás haciendo.
Al invertir en Quiénes, no sólo utilizas su tiempo y recursos, sino que también te liberás para centrar tu tiempo y atención en tus actividades de mayor valor. Y valor no solamente para los clientes de tu negocio, sino también para vos mismo.
Se trata de “Compartir la responsabilidad”, en lugar de “cargar con ella”.

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